數(shù)字檔案管理是數(shù)字時代或者說大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展方向，是現(xiàn)代的新型檔案管理模式，是對傳統(tǒng)檔案管理的升級，是“第二代”或“升級版”的檔案管理。檔案工作是否現(xiàn)代化，我國能否成為檔案強國，其顯著標志就是看是否可以將檔案進行有效管理。可以說提升數(shù)字檔案管理，是實現(xiàn)我國檔案工作現(xiàn)代化，把我國建成檔案強國的一項迫切任務和重要內(nèi)容。
數(shù)字檔案管理具備獨有的特點與功能：
1. 檔案資源“數(shù)字”化。數(shù)字檔案管理以統(tǒng)一的數(shù)字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數(shù)字”化，是數(shù)字檔案室的基本特征。
2. 檔案實體“虛擬化”。通過對紙質(zhì)檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數(shù)字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。

3. 檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務流程、標準規(guī)范固化在數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數(shù)字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。
4. 信息傳遞網(wǎng)絡化。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)依附于網(wǎng)絡而存在，通過不同類型的網(wǎng)絡實現(xiàn)檔案收集、管理和移交，用戶不必親自“登門造訪”，就可以利用所需的信息，從而加快信息交流與反饋的速度。
5. 檔案利用知識化。數(shù)字檔案將文書、照片、錄音、錄像等各類信息載體與信息來源在知識單元的基礎(chǔ)上有機組織并鏈接起來，以動態(tài)分布的方式為用戶提供服務，實現(xiàn)由檔案的提供向知識的提供轉(zhuǎn)變。